Sábado 18 de noviembre de 2017
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Gestión de recursos humanos a nivel regional, de modo flexible y eficiente, todo en la nube

INCAE es una institución académica que apoya el desarrollo en América Latina formando a los líderes para que adopten una perspectiva global. Reconocida por impartir el mejor curso de MBA de América Central y América del Sur, también goza de una privilegiada reputación internacional. Cuando la institución necesitó renovar su sistema de nóminas, incorporó la solución regional Legadmi a Microsoft Azure. La integración de tecnologías Oracle en Linux fue un proceso transparente que le permitió al proveedor de sistemas alcanzar ahorros en costos de 60%.

El personal continuará migrando desde Amazon a Azure, consolidando así la infraestructura en la nube.

SITUACIÓN

El Instituto Centroamericano de Administración de Empresas (INCAE) es una institución académica con sede en Costa Rica y Nicaragua, y oficinas de reclutamiento en ocho países latinoamericanos. La escuela de negocios ha actuado durante 50 años con una misión que supera la meramente pedagógica, pues busca apoyar el desarrollo de la región formando líderes para que adopten una perspectiva global con respecto a América Latina, fomentando actividades de investigación aplicada, sobre todo en las áreas de competitividad y sustentabilidad, emprendimiento y desarrollo de mujeres líderes. Ofrece maestrías altamente reputadas, tanto en América como en Europa, hasta el punto de que el “Global MBA Ranking 2016” del The Financial Times clasificó el programa de MBA de INCAE como el mejor de América Central y América del Sur. En 2015 obtuvo el tercer lugar en el mundo en programas internacionales, cuarto en el mundo en clientes internacionales, sexto en el mundo en escuela de diversidad y decimocuarto en el mundo en educación ejecutiva. INCAE ofrece programas para toda América Latina, Europa y China.

“Brindamos información, procesamos aplicaciones y llevamos a cabo varias tareas relacionadas con nuestros programas de MBA y programas ejecutivos en todas las oficinas de reclutamiento. Nuestro universo académico, el cual incluye una amplia gama de diferentes perfiles estudiantiles, abarca a 2000 personas. Para nosotros es esencial ofrecer estándares de calidad uniformes en todos los países donde trabajamos, a fin de consolidar nuestra imagen institucional a nivel global. Por esta razón es fundamental contar con una herramienta de gestión de recursos humanos que nos permita manejar la diversidad de condiciones de cada país y que también nos proporcione una administración de información centralizada”, señala Juan Pablo Salinas, director de Tecnología de INCAE.

En 2015, el Instituto implementó la solución regional de nóminas de Legadmi desarrollada con tecnología Oracle para operar en un entorno Linux.

“Necesitábamos una plataforma en la nube que le permitiera a nuestro personal operar de la misma manera en cualquier país donde pudiera estar ubicado y al mismo tiempo que nos permitiera tener la visibilidad y la capacidad necesarias para actuar desde nuestras oficinas en Costa Rica o Nicaragua”, explica Salinas.

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Solución

“Legadmi decidió montar su RPS en Microsoft Azure, lo cual era una cuestión decisiva para nosotros. Se trata de una plataforma sólida y flexible que simplifica la integración con el programa Microsoft Dynamics GP que usamos como un ERP. Además, es totalmente transparente para que nuestro ERP esté en Windows mientras ejecuta la solución Legadmi en Linux y Oracle”, señala el director de Tecnología.

Para completar la migración desde el proveedor local de hospedaje virtualizado a Windows Azure, Legadmi trabajó con ITQS, una empresa especializada socia de Microsoft. “Descubrimos que podíamos montar nuestro propio sistema en la plataforma de manera muy fácil, aunque estuviera desarrollada con otras tecnologías, y lograr así significativos ahorros en costos, del orden de 60%”, señala Luis Ascanio de Legadmi.

“Legadmi, operando con Microsoft Azure, es una solución flexible que nos permite trabajar con los diferentes tipos de contratos que tenemos con más de 250 empleados, entre profesores y administradores, en cada uno de los países donde operamos. Esto es importante pues cada país tiene leyes y requisitos de declaración de impuestos diferentes cuando se trata de facturar nuestros servicios, pagar salarios o gastos,” detalla Salinas, quien añade que “debíamos tener una herramienta efectiva para gestionar las nóminas de cada territorio, y Legadmi ya tenía experiencia en esta área, lo cual, sumado a la facilidad de contar con un sistema en la nube, significó que nuestras necesidades podían verse plenamente satisfechas”. INCAE trabaja con el personal de reclutamiento en oficinas descentralizadas, cuya tarea es sumamente delicada, ya que el proceso de selección es clave para conservar los estándares de excelencia de la institución.

“Una cuestión decisiva para nosotros era tener un socio local capaz de responder a nuestras consultas con respecto a Azure,“ señala Ascanio, quien añadió que “el soporte proporcionado por otros proveedores de infraestructura como un servicio en la nube es mucho menos conveniente que el que obtuvimos de ITQS. Entretanto, Salinas explica que “la integración de Legadmi con GP en lo que respecta a bancos o compañías aseguradoras hace que las transacciones contables sean más eficientes y que contribuyan, por lo tanto, a la productividad de la institución como un todo”.

INCAE implementó una amplia gama de módulos de Legadmi en Azure; incluida la nómina con la estructura organizacional apropiada y los diferentes centros de costos, así como también los archivos personales que contienen toda la información relativa al historial de actividad, desempeño, capacitación y cualificación de cada uno de los miembros, así como también los datos relativos a asignación, seguro, salarios, liquidaciones (con un soporte multidivisa) y bonificaciones, controles de presencia biométricos, deducciones legales relevantes, contribuciones del empleado, gestión de vacaciones y cualquier informe legal requerido. Además, la Dirección de INCAE tiene acceso a diferentes indicadores de gestión que le permiten a la oficina central optimizar toda la información relacionada con el personal, al mismo tiempo que los empleados pueden desempeñar una amplia gama de tareas online de modo autogestionado.

Beneficios

“Contar con Legadmi, operando con Microsoft Azure, nos proporciona una gran tranquilidad. Tener esta herramienta significa que podemos transferir conocimiento a los nuevos empleados de forma muy fácil, acelerando su integración y sus funciones laborales iniciales, protegiendo nuestras inversiones. La información puede consolidarse con respecto a todos los países”, resume Juan Pablo Salinas.

Para la empresa que desarrolló la nómina ello se traduce en un mayor nivel de soporte y significativos ahorros en costos. “La presencia de un socio local para todo lo que tiene que ver con Azure es una ventaja clave; tener asistencia personalizada marca toda la diferencia en comparación con otras alternativas’, señala Ascanio. Tan es así que “estamos transfiriendo nuestro centro de datos y otros activos desde el Departamento de Tecnología que actualmente tenemos en Amazon a Microsoft Azure,” afirma su director.

Las capacidades de interoperabilidad de Azure significan que la plataforma puede usarse con una herramienta como Legadmi, cuya interfaz de usuario y centro de datos utilizan Oracle, operando en un entorno Linux.

  • Información confiable y coherente disponible en 10 países diferentes
  • Ahorros de 60% en costos
  • Procedimientos acelerados para incorporar nuevos socios
  • Tener un socio local para soporte y desarrollos futuros
  • Integración sencilla con Microsoft Dynamics GP.

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